EMPLOI D’ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) GESTION DES INSTANCES ET PROJET DE CREATION DE DEUX UNITES DE GESTION VILAINE AMONT

 

 

 

Description du poste
Service de rattachement : pôle « Administratif et Financier »
Grade d’adjoint administratif principal 2ème classe ou 1ère classe


Sous la responsabilité du responsable du Pôle « Administratif et Financier » le ou l’assistante administrative participe à la gestion et l’organisation des instances de gouvernance de l’établissement (Comité syndical, bureau syndical, comités territoriaux à blanc des futures unités de gestion Est et Ouest) et apporte une aide permanente à l’équipe de l’EPTB en termes d'organisation générale, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des différentes démarches (technique, juridique, ressources humaines, logistique, etc…) liées au projet de transfert des compétences GEMA et associées sur l’amont de la Vilaine en lien avec la responsable du Pôle « Milieux Aquatiques et Biodiversité »

 

Missions


Activités principales
· Assistance administrative sur la gestion des Comités syndicaux et des bureaux syndicaux de l’EPTB dont la localisation tourne sur l’ensemble du territoire du bassin de la Vilaine en lien avec l’assistante administrative chargé du secrétariat des élus et de la préparation de ces instances - Planification des instances, réservation, organisation de la logistique et préparation des lieux de réunions
- Préparation et communication de l’ordre du jour, relecture et mise en forme des rapports
- Prise de notes, rédaction et diffusion des procès-verbaux des réunions
- Elaboration des décisions réglementaires et juridiques et transmission au contrôle de légalité
· Assistance administrative sur le projet de transfert des compétences GEMA et associées :
- Planification et suivi de toutes les réunions liées au projet : gestion des agendas de l’équipe projet et des élus référents, prise des rendez-vous, organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, préparer les salles de réunions, etc…)
- Préparation des instances (comité territoriaux, commissions, COPIL, COTECH…) liées au projet en lien avec l’équipe et les élus référents en charge de ce dossier : rédiger les ordres du jour, les communiquer, préparer les documents, rédiger les comptes-rendus
- Traitement de dossiers et saisie de documents : prise de note, rédaction et mise en forme de courriers, de comptes-rendus de réunion, rédaction de notes synthétiques, relecture et diffusion des documents
- Recherche d’information et collecte de données, gestion et actualisation de bases d’information liées au projet en matière technique, juridique, ressource humaine et logistique en lien avec les différents acteurs du projet pour préparer et mettre en oeuvre le transfert
- Classement et archivage des différents documents selon la charte d’organisation des données de l’établissement
- Réception des appels téléphonique, des messages électroniques et réorientations vers les différents acteurs du projet 

 

Activités secondaires
· Remplacements ponctuels à l’accueil physique et téléphonique de l’établissement
· Renforts ponctuels sur des activités administratives de l’établissement

Horaires de travail – conditions particulières
• Temps complet : 35 heures/semaine.
• Port de charges pour l’organisation logistiques des réunions
• Amplitudes horaires irrégulières en fonction des déplacements

 

Localisation
Poste basé à La Roche Bernard.
Déplacements réguliers sur le bassin de la Vilaine en fonction des nécessités de service et notamment pour la présence et l’organisation logistique de réunions (permis B indispensable).

Rémunération
Grille indiciaire et régime indemnitaire / Chèques déjeuner / CNAS


Compétence et aptitudes requises
De formation BAC + 2 en assistanat technique et administratif ou de direction, vous avez une appétence pour le travail en équipe et la gestion d’activités multiples simultanées.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, les principes rédactionnels des notes de synthèse et des comptes-rendus, et les logiciels bureautiques. Dotée
d’une 1ère expérience sur un poste d’assistant(e) administratif(ve) similaire dans le secteur privé ou public, vous faites faire preuve de discrétion, d’autonomie, d’initiative et de réactivité.


Poste à pourvoir dès que possible au 1er avril 2021 au plus tard.
Candidature à adresser au plus tard pour le 12 mars 2021, à l’attention de Monsieur le Président de l’EPTB Vilaine : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou par courrier à l’EPTB Vilaine - Service RH - Boulevard de Bretagne 56130
LA ROCHE-BERNARD.
Renseignements techniques : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

 

Pour plus d'informations, veuillez consulter la fiche de poste ci-dessous :

 

Fiche de Poste d'Assistant(e) Administratif(ve) GESTION DES INSTANCES ET PROJET DE CREATION DE DEUX UNITES DE GESTION VILAINE AMONT


 

 

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Données quantitatives

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Ressources pédagogiques

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